EUDR (Quy định chống phá rừng của EU) yêu cầu các lô hàng ca cao nhập khẩu vào EU phải chứng minh không gây mất rừng sau ngày 31/12/2020. Doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ truy xuất đến từng lô thửa, kể cả khi thu mua từ hàng trăm hộ nhỏ lẻ. Người đọc lưu ý kiểm tra lại mốc thời gian áp dụng chính thức vì EU có thể điều chỉnh lộ trình.
Thách thức lớn nhất trong chuỗi ca cao hộ nhỏ là thu thập tọa độ GPS của từng vườn một cách chính xác. Mỗi thửa vườn cần được định vị bằng đa giác (polygon) hoặc tối thiểu là điểm tọa độ trung tâm, sau đó đối chiếu với bản đồ rừng để xác nhận không chồng lấn đất rừng. HTX hoặc đại lý thu mua nên đóng vai trò đầu mối thực hiện bước này thay cho từng hộ.
Nhật ký canh tác điện tử giúp ghi nhận toàn bộ quá trình từ chăm sóc, thu hoạch đến công đoạn lên men và sấy khô ca cao hạt. Dữ liệu lên men (thời gian, nhiệt độ, phương pháp) không chỉ phục vụ chất lượng mà còn là bằng chứng truy xuất nguồn gốc minh bạch khi kiểm tra hồ sơ EUDR. Ghi chép điện tử dễ chia sẻ và xác thực hơn sổ tay giấy.
Doanh nghiệp thu mua cần xây dựng hệ thống ghép mã lô hàng với danh sách hộ cung cấp, tọa độ vườn và khối lượng từng đợt giao nhận. Khi nhiều hộ gộp chung lô hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo có thể tách bạch hồ sơ từng vườn để nộp tuyên bố thẩm định (due diligence statement) lên hệ thống của EU.
Mã số vùng trồng (theo Nghị định 38/2024 và các quy định liên quan – người đọc kiểm tra số hiệu cập nhật nhất) là nền tảng pháp lý trong nước, đồng thời hỗ trợ việc lập hồ sơ EUDR vì đã có thông tin vùng địa lý được cơ quan nhà nước xác nhận. HTX nên ưu tiên đăng ký mã số vùng trồng trước khi xây dựng tài liệu EUDR.
Hộ nông dân nhỏ không cần tự làm toàn bộ hồ sơ EUDR, nhưng cần hợp tác cung cấp tọa độ vườn, giấy tờ đất và phối hợp ghi nhật ký canh tác. HTX và doanh nghiệp đóng vai trò tổng hợp, số hóa và nộp hồ sơ, tạo thành chuỗi truy xuất ca cao khép kín từ vườn đến cảng xuất khẩu.